Departamento de Promoción de Ventas

CONTENIDO

UNIDAD II: ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PROMOCION

1.     Situación de la promoción de ventas en la empresa.

2.     Relaciones del departamento de promoción con otros departamentos:

3.      tareas del departamento de promoción de ventas.

a)     El director del departamento de promoción.

b)    El director creativo.

c)     El jefe de tráfico.

El jefe de promotores/as.

d)    Los ejecutivos.

II. Organización del departamento de promoción.

  

1.     situación de la promoción de ventas en la empresa

2.     relaciones del departamento de promoción con otros departamentos: ¿Dónde se establecen los controles?

3.     Tareas del departamento de promoción de ventas

1. SITUACION DE LA PROMOCION DE VENTAS EN LA EMPRESA

           

            La promoción de ventas es fundamentalmente un ¨staff¨ que esta relacionada directamente con todos los departamentos de marketing: distribución, red de ventas, publicidad y relaciones públicas, así como con la dirección general y la de exportaciones.

          La existencia de un departamento de promoción de ventas no se justifica si no existen planes de promoción, campañas promociónales, con sus presupuestos diseñados anualmente. La promoción de ventas, por tanto, debe integrarse en la estrategia de la empresa, aun cuando también participe en sus tácticas, coyunturales o puntuales, en función de la situación, la competencia, la demanda, etc.

          Las acciones del departamento, se llevan a cabo a través de los siguientes pasos: la realización de estudios de mercado, el análisis de métodos promociónales, la evaluación de incentivos promociónales, la relimitación del plan de acción y, por ultimo, un test de las ideas a realizar.

          1. Los estudios de mercado, que delimitan las motivaciones y actitudes de la clientela objetivo.

          2. El análisis de métodos promociónales, que permite identificar aquellos métodos que resultan más adecuados.

          3. La evaluación de incentivos promociónales, que es una de las tareas mas complejas, pues se puede decir que hay un mercado de productos de regalo que es casi exclusivamente creado con fines promociónales.

          4. La delimitacion del plan de acción, basada en plantear los objetivos, los medios y los costes.

          5. El test de las ideas a realizar, bien sea:

·        De forma cualitativa: mediante entrevistas con detenimiento o reuniones de grupo de potenciales clientes.

·        Un estudio cuantitativo: por encuesta a potenciales clientes.

·        Un market test: realizando la promoción en la población piloto, en condiciones reales, para ver su nivel de éxito en ventas concretas.

             Por la importancia de estas tareas, en varias empresas el departamento de promoción tiene autonomía financiera sobre un presupuesto anual acordado con la dirección de marketing, además del acceso a presupuestos extraordinarios para acciones tácticas de marketing.

2. RELACIONES DEL DEPARTAMENTO DE PROMOCION CON OTROS DEPARTAMENTOS: ¿DONDE SE ESTABLECEN LOS CONTROLES?

            Aunque el departamento de promoción debe relacionarse, sobre todo, con la dirección de  marketing, también es conveniente que entre en contacto directo (en su calidad de ¨staff¨) con el resto de los departamentos y servicios, siendo ejemplo de esto lo que a continuación se expone:

v    Jefe de productos de mercado: Normalmente las campañas de promoción se refieren al desarrollo de un producto concreto que concierne también a este tipo de responsables.

v    Estudios de mercado: La promoción necesita de información para su realización y medida de resultados.

v    Publicidad: En la mayoría de las ocacions el pretexto básico de la campaña de promoción debe congeniar con el contenido y sentido de la comunicación publicitaria.

v    Relaciones públicas: Es bastante frecuente que la campaña de promoción de ventas presente objetivos del departamento de relaciones públicas.

v    Mercado: La promoción actúa sobre el, suele hacerlo después de haber realizado una adecuada segmentación, es decir, dirigiéndose a zonas muy concretas.

v    Circuito de distribución: Este circuito generalmente esta implicado en las campañas de distribución; siendo a veces el objetivo de las mismas.

v    Vendedores propios: Su participación suele ser vital, por  lo que en principio hay que preparar su actuación, además de ¨venderles¨ la idea en adecuadas situaciones.

v    Contabilidad: Esta relación es necesaria para llevar un control financiero de las acciones, sobre todo en lo que concierne al control de las inversiones y gastos realizados.

3. TAREAS DEL DEPARTAMENTO DE PROMOCION DE VENTAS

a) El director del departamento de promoción

TAREAS DEL DIRECTOR

§        Estudiar y preparar planes anuales estratégicos.

§        Realizar una auditoria de las necesidades de la empresa en esta materia.

§        Preparar los planes tácticos solicitados por los departamentos de los que depende.

§        Realizar un plan global de comunicación a nivel interno.

§        Ejecutar los planes aprobados por sus superiores jerárquicos.

§        Controlar e informar de los resultados.

§        Mantener y motivar la moral del equipo.

§        Control de su equipo.

§        Controlar y supervisar  la creatividad, argumentación y plan de desarrollo de las acciones.

b) El director creativo

TAREAS DEL DIRECTOR CREATIVO

         

§        Proponer ideas en función de su potencial de éxito.

§        Establecer y animar un grupo de creatividad.

§        Controlar y dirigir el equipo creativo.

§        Asesorar y aconsejar al director de promoción.

§        Preparar los textos necesarios para controlar la adecuación del material.

c) El jefe de tráfico

§        Crear y mantener un fichero de proveedores.

§        Solicitar presupuestos a proveedores y controlar la calidad de las muestras.

§        Controlar los gastos de ejecutivos, promotores y azafatas.

§        Actuar como eje de compras de todo el material de promoción

§        Controlar los stocks de material promocional

§        Seguir el planning de acciones; es también responsable de que las personas y los materiales se hallen en los lugares adecuados en los momentos señalados.

d) El jefe de promotores/as

§        Crear una política de personal en lo que concierne a la motivación y estilo de las acciones.

§        Crear los manuales de acción de promotores y promotoras

§        Supervisar y controlar el empleo del tiempo dedicado por los promotores/as y racionalizar su utilización

§        Dar ordenes ejecutivas abiertamente a los promotores/as o por medio de jefes o subjefes de equipo, en razón de la acción

§        Ser responsable de la selección, contratación y despido de promotores.

e) Los ejecutivos

§        El ejecutivo es responsable de una acción, parcela de acción, campaña o área geográfica, por delegación del director de promoción de ventas.

§        Su misión es seguir sobre el terreno la realización de las acciones, supervisando a nivel staff o ejecutivo su desarrollo y resolviendo los problemas planteados.