Presupuesto Empresarial

INDICE

DIFERENTES DEFINICIONES DE PRESUPUESTO
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
TIPOS DE PRESUPUESTOS
ORIGEN DEL PRESUPUESTO
PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
ETAPAS DEL PRESUPUESTO
RELACION DEL PRESUPUESTO CON OTRAS DISCIPLINAS
VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO
RELACION DEL PRESUPUESTO CON LA INFORMÁTICA
LA TECNICA Y LA MECÁNICA


DIFERENTES DEFINICIONES DE PRESUPUESTO.

Estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control.

Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlo.


IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Facilitan que los miembros de la organización Cuantifiquen en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de la competencia y de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa.


TIPOS DE PRESUPUESTOS.
SEGÚN SU FLEXIBILIDAD

Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados.
Ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

Flexibles o Variables.
Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN
A Corto Plazo.
Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

A Largo Plazo.
En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA

De Operación o Económicos
Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas. Entre éstos podrían incluirse:

• Ventas.
• Producción.
• Compras.
• Uso de Materiales.
• Mano de Obra.
• Gastos Operacionales.

Financieros
Incluyen él cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido como de erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorería.
Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros.

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables.
Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.


SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN

Presupuestos del Sector Privado.
Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.

Presupuestos del Sector Público.
Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales


ORIGEN DEL PRESUPUESTO.
Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.
Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto.
En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.
Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.
En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional, la técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos. Por ejemplo, en 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad particular del sistema "presupuesto flexible".
Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y la evaluación amplios de los costos.
En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.
En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades.
En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de planificación por programas y presupuestos.
En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como "planeación por programas y presupuestos".
   El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo de efectivo.


PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS.
Los principios presupuestarios son aquellas reglas que determinan el contenido y ámbito de los presupuestos, constituyendo, desde el punto de vista formal, una garantía de los derechos de los administrados.
Los principales principios enunciados por Héctor Salas González se expresan de la siguiente manera:
*Principio de predictibilidad.-
Es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.

*De determinación cuantitativa.-
Se debe determinar unidades monetarias para cada uno de los planes de la empresa para el periodo presupuestar.

*De objetivo.-
Puede preverse algo siempre y cuando se busque un objetivo.

*De precisión.-
Los presupuestos son planes de acción y deben expresarse de manera precisa y concisa. Deben evitar vaguedades que impidan su correcta ejecución.

*De costeabilidad.-
 El beneficio de instalación del sistema de control presupuestar ha de superar el costo de instalación y funcionamiento del sistema.

*De flexibilidad.-
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan, en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

*De unidad.-
Debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben de estar debidamente coordinados.

*De confianza.-
El decidido apoyo y la fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todos los directivos de la empresa es importantísimo para su buena marcha.

*De participación.-
Es esencial que en la planeación y el control de los negocios intervengan todos los empleados para aprovechar el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.

*De oportunidad.-
Los planes deben finalizarse antes de iniciar el periodo presupuestar para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos.

*De contabilidad por áreas de responsabilidad.-
La contabilidad debe modificarse de manera que además de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirva para los fines control presupuestar.

*De orden.-
La planeación y el control presupuestar deben basarse en una sana organización trazada en organigramas, líneas de autoridad y responsabilidad precisas, en las funciones de cada miembro del grupo directivo detallando deberes u obligaciones y autoridad.

*De comunicación.-
Implica que dos o más personas entienden de la misma manera un asunto determinado de manera oportuna y concisa.

*De autoridad.-
No se concibe la autoridad sin responsabilidad. Este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.

*De coordinación.-
El interés general debe prevalecer sobre el interés particular.

*De reconocimiento.-
Debe conocerse o dar crédito al individuo por sus éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.

*De excepciones.-
Recomienda que los ejecutivos dediquen su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchen de acuerdo con los planes.

*De normas.-
Los presupuestos constituyen la norma por excelencia para todas las operaciones de la empresa. El establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.

*De conciencia de costos.-
Para el éxito del negocio, cada decisión de un individuo tiene algún efecto sobre los costos; cada supervisor debe comprender el impacto de sus decisiones sobre los costos, para que cada decisión que tome sea efectiva para la empresa.


ETAPAS DEL PRESUPUESTO.

*Primera Etapa. (Preiniciación):
En etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de la unidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y técnico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

*Segunda Etapa. (Elaboración del Presupuesto):
Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa
En la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:

En el campo de las ventas, su valor se subordinara a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y le los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomaran decisiones inherentes de los medios  de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.
En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar  o ensamblar, según los estimativos de venta y las políticas sobre inventarios.
Con base en los programas de producción  en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.
Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la nómina en los órdenes administrativos y operativos.
Los proyectos de inversión especiales demandaran un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos.
Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normar y los programas que ameritan inversiones adicionales.

*Tercera Etapa. Ejecución:
En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de los planes” y con el consecuente interés de alcázar los objetivos tezados. Con el comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no  escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo deficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

*Cuarta Etapa.  Control:
Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso seria parcial al no incorporar es etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto con patrón de medida.

*Quinta Etapa. Evaluación:
Al culminar el periodo se presupuestación se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clases de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.


RELACION DEL PRESUPUESTO CON OTRAS DISCIPLINAS.

Áreas del conocimiento empleadas al presupuestar.

Economía. Es trascendental por cuanto al análisis de factores como la inflación, la devaluación y las tasas de interés desempeñan en el papel determinante en las proyecciones. De igual modo el profundo conocimiento de los mercados de capitales nacionales e internacionales contribuye a tomar decisiones acerca del financiamiento y la inversión.

La estadística. Proporciona instrumentos de suma valía, como los métodos de cálculo de pronóstico, los números índices, las series cronológicas y otros que son claves para reducir el grado de incertidumbre.

La administración. Suministra fundamentalmente conceptos vinculados al planeamiento, la coordinación de actividades y los flujos de información, destacándose en este punto herramientas como la ruta crítica y el Gantt, que son cruciales para el control.
La contabilidad. Al representar la expresión monetaria de las decisiones  gerenciales, sirve de soporte al sistema por cuanto el presupuesto se ha definido como la contabilidad hacia el futuro.

Las finanzas. Además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema, promueven la evaluación objetiva de las  mejores alternativas puestas a consideración del cuerpo directivo. Las finanzas aportan a la dirección instrumento como el punto de equilibrio y los índices convencionales de rotación, liquidez, endeudamiento y lucro utilizado para evaluar la gestión.

Actualmente se concibe el presupuesto como un proceso que tiene relación con otros. Cuando se recurre al sistema presupuestario con el interés de prever el futuro de las  organizaciones, será igualmente necesario emplear varias herramientas de la planeación pues no puede concebirse esta técnica como la sola acumulación de cifras para elaborar estados financieros proyectados, sino como un proceso integral en el cual se inserta una parte sustancial constituida por la misión, los objetivos, las políticas y estrategias, y una parte procedimental relacionada con las técnicas para predeterminar las cifras que conforman el presupuesto.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO.
Ventajas:

*cada miembro de la empresa pensara en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.

*la dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.

*de manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

*ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.

*se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

*se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.

*es el sistema más adecuado para establecer “costos promedios” y permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.

*facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

Limitaciones:
*sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron.
*es solo una herramienta de la gerencia. “un plan presupuestario de diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante”.
*su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución este plenamente convencido de las necesidades del mismo.

RELACION DEL PRESUPUESTO CON LA INFORMATICA.

Las hojas electrónicas:
Estas se han convertido en una herramienta administrativa indispensable para la planeación. Se utilizan para registrar todos los datos que emanan de los diferentes presupuestos, así como para crear un modelo con formas que sirvan para que las cifras de un presupuesto concuerden con otro u otros, encadenando resultados hasta llegar a los estados financieros pro-forma.
Además, al utilizar un presupuesto variable, el formato de cada anexo sirve para que con las nuevas cifras para el siguiente periodo presupuestado, estas solo se registren y de manera automática la computadora, por medio de sus fórmulas, hará los nuevos cálculos aritméticos con absoluta precisión.
Al asentar los datos en su respectivo formato se está en disponibilidad para modificar las cifras del siguiente periodo presupuestal, así como para efectuar las comparaciones contra los resultados reales a medida que se van conociendo. Un software bien diseñado puede mostrar informes resumidos mediante segmentos de presupuesto, ya sea en lo relacionado con ventas, producción, compras de materias primas, costos  y gastos de producción y operación, que son áreas de gran interés, de las cuales los informes revelan inmediatamente las tendencias de variabilidad y las diferencias entre datos presupuestales y reales.
En general, los sistemas de cómputo se utilizan en las etapas del desarrollo del presupuesto maestro se la siguiente forma:

*para mostrar el presupuesto del periodo y sus resultados reales.
*ayuda a la gerencia en la planeación de sus decisiones sobre presupuestos.
*reunir y preparar los planes y resúmenes presupuestales.
*servir como presupuesto oficial de la empresa para investigaciones e informes.
*como punto de enlace entre la contabilidad financiera y la administrativa.

LA TECNICA Y LA MECANICA.

Las técnicas son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad, que pueden provenir da la experiencia de las investigaciones en el desarrollo de su trabajo. Por ejemplo:
Por experiencia o por investigaciones realizadas el encargado de elaborar el presupuesto de ventas puede identificar los factores que incidieron sobre las ventas de periodos pasados.

Los medios mecánicos se relacionan con:
El diseño de formas y/o cedulas presupuestarias para la recolección de información y los medios técnicos utilizados para el cálculo matemático.